Bestandsbewerkingen
Om met uw adresdata te kunnen werken kan het (soms) nodig zijn om de data om te zetten naar een ander bestandsformaat, het bestand te ontdubbelen op dubbele records of bijvoorbeeld een ter attentie veld te splitsen in geslacht, titels, voorletters en achternaam. Bij het ontdubbelen bespaart u direct op de verzendkosten en voorkomt u ergernis bij uw relatie en door het splitsen van een ter attentie veld, kunt u een nette briefaanhef generen en uw klant persoonlijk aanspreken, wat de respons weer verhoogd.
Wat kunnen wij voor u doen:- Omzetten naar een ander bestandsformaat (bijvoorbeeld om het importeerbaar te maken), denk hierbij bijvoorbeeld aan het omzetten van een CSV (tekengescheiden tekst) bestand naar een Excel bestand
- Ontdubbelen bestanden: Dit is vaak nodig als diverse bestaande bestanden samengevoegd worden. Voorkomt irritatie bij uw klant wanneer hij drie maal dezelfde informatie ontvangt en bespaart direct op druk- print- en portokosten.
- Splitsen van informatie in één veld, door bijvoorbeeld geslacht, titels, voorletters en achternaam te verdelen over verschillende velden
- Online Gegevens Beheer (OGB): U wilt kosten besparen en een efficiencyslag maken? Leest u dan meer over ons nieuwe Online Gegevens Beheersysteem (OGB)
- Bestandsbeheer algemeen: invoer, mutaties, verslaglegging, verzending en facturatie
- Ontwikkelen van een webapplicatie waarin wij uw database beheren, maar waarin u zelf via een webbrowser kunt inloggen en zaken kunt controleren en bekijken
- Ontwerpen database in standaard software zoals Access, waarna u het beheer zelf doet
- Schrijven van maatwerk software, speciaal naar uw wensen
- Bestandsverrijking:
- Met vaste gegevens zoals telefoonnummers
- Met doelgroepspecifieke gegevens, zoals:
- Wie zijn mijn klanten en welke kenmerken hebben ze?
- Waar wonen mijn klanten?
- Hoe ziet mijn verzorgingsgebied eruit?
- Waar kan ik mijn klantenbestand verder uitbreiden?
- Opereer ik vanuit de juiste locatie?
- Welk marktpotentieel heeft een gebied?
- Hoe kan ik mijn vestigingsbeleid optimaliseren?
- Hoe kan ik mijn assortiment nog beter afstemmen op de bezoekers van mijn winkel?
Mailt u gerust vooraf een testbestand voor een check van de mogelijkheden en een prijsopgave.
- Bedenk bij ontdubbelen goed op welke criteria er ontdubbeld moet worden. Moet er bijvoorbeeld maar één magazine op één adres bezorgd worden, dan is ontdubbelen op postcode en huisnummer voldoende. Wilt u echter dat alle verschillende personen op één adres een magazine ontvangen, dan zult u ook de naam van de contactpersoon of bijvoorbeeld de achternaam in de ontdubbeling mee moeten laten nemen. Geef ook altijd aan welke adressen uit welke bestand verwijderd moeten worden en welke er bewaard moeten worden;
- Als u het adressen- of abonnementenbeheer wilt uitbesteden, dan zal er vooraf veel overleg nodig zijn om te bepalen hoe alles ingericht dient te worden. Plan hier s.v.p. voldoende tijd voor in, want tijdens bijvoorbeeld het inrichten van een webapplicatie zijn we van verschillende factoren afhankelijk, zoals de beschikbaarheid van een databaseprogrammeur. U kunt beter in weken dan in dagen denken.
- Probeer informatie zo volledig mogelijk gesplitst in te voeren. Bijvoorbeeld adres, huisnummer en huisnummertoevoeging apart, maar ook de postcode en plaats in aparte velden;
- Ontwikkelt u zelf een database, denk dan goed na over de structuur van de database. Uiteraard adviseert DM&ICT Service Centrum u hierbij graag.